CARTA PRESENTACIÓN

Distinguidos Condóminos:

Nos es grato presentarnos ante ustedes y su comunidad e informarles de los servicios administrativos que ofrecemos.

Alfiles de Oro S.A. de C.V. es una empresa legalmente constituida, formada por profesionales en administración de condominios con características muy distintas y particulares, siendo nuestro primordial objetivo ofrecer un servicio profesional y personalizado a los condóminos, contribuyendo a que, tanto los propietarios como los usuarios del Condominio, ganen de forma directa, práctica y cotidiana, una mejor calidad de vida.Las funciones y servicios administrativos que ofrecemos son las siguientes:

• Administración y operación general del inmueble. 

• Inscripción del Condominio ante la Procuraduría Social del Distrito Federal (PROSOC). 

• Cobro mensual de cuotas de mantenimiento. 

• Entrega de recibos de pago de cuotas de mantenimiento a cada condómino y/o carta de no adeudo.

• Pago de servicios de áreas comunes a cuenta del condominio como son: suministro de energía eléctrica, seguridad, teléfono, administración, limpieza, recolección de basura, elevadores, etc.

• Elaboración de la contabilidad del condominio, envió de relación de ingresos y egresos mensualmente (Reporte financiero pormenorizado). 

• Supervisión técnica, administrativa y de mantenimiento del inmueble 

• (Reparaciones y acondicionamientos preventivos y correctivos). 

• Envío de la Gaceta informativa sobre las actividades realizadas en el mes. (Administración, cobranza, seguridad, limpieza, mantenimiento, proyectos)

• Envío de memorandos informativos, cartas, circulares, avisos, correos electrónicos y de viva voz, para reportar situaciones en particular. 

• Análisis y elaboración del programa de limpieza, que incluye: Rutinas diarias, calendario de limpieza, calendario de pulido y gafetes de horarios a cada elemento. 

                                    

• Análisis y elaboración del programa de mantenimiento, que incluye: Rutinas de conservación, calendario de servicios y programa de arranque diario de operaciones. 

• Soporte y apoyo para cualquier contingencia las 24 horas del día los 365 días del año. 

• Manejo ético y transparente de los recursos económicos, materiales y humanos. 

• Optimización del gasto con compras a escala, previa cotización con al menos tres proveedores en las mejores condiciones de precio, garantía y calidad. 

• Revisión y cumplimiento de los reglamentos internos del condominio conforme a la normatividad vigente. 

• Contratación de personal de limpieza, de mantenimiento y de seguridad, a través de una empresa externa para evitar al condominio la contingencia laboral. 
• Celebración de asambleas generales para la toma de decisiones en pro del residencial. 

• Implemento y seguimiento de programas de actividades del personal de mantenimiento, jardinería, seguridad, limpieza y personal administrativo interno. 

• Seguimiento a los planes de mejoras que, conjuntamente, se determinen en la Asamblea General ó con el Comité de Vigilancia.

 

• Celebración de reuniones con el Comité de Vigilancia para revisión de minutas de trabajo, seguimiento de pendientes en el condominio y evaluación de logros alcanzados. 

• Seguimiento a los asuntos pendientes con la constructora o desarrolladora (en su caso) hasta que ambas partes queden de acuerdo. 

Todas las acciones anteriores se hacen con la finalidad de que ustedes encuentren en nuestra administración la seguridad de que su patrimonio siempre se encuentre en constante mantenimiento, optimizando al máximo los recursos materiales, económicos y humanos, y brindando un servicio agradable, logrando a la vez un aumento en la plusvalía de su patrimonio.

PLAN DE TRABAJO

1) Gerente administrativo

Para la atención a Condóminos proponemos un Gerente administrativo residente quien se encargará de la operación diaria del condominio, o bien, un Gerente de zona que verificará que los procesos se lleven a cabo en sitio con visitas diarias o terciadas en horarios variados.



2) Solución de conflictos.

En primer término a través de la conciliación y firma de convenios, en segundo término intervención de la Prosoc y, de ser necesario, en tercer término *juicios por la vía civil o penal según sea el caso, estos últimos con costo adicional.



3) Cobranza efectiva de cuotas de mantenimiento.

a) Aviso de cobro

b) Recordatorio de pago

c) Segundo recordatorio

d) Carta extrajudicial

e) Demanda ante PROSOC.

f) Juicio ejecutivo mercantil



4) Validación de proveedores de servicios.

a) Selección de proveedores en igualdad de circunstancias.

b) Cuadros comparativos.

c) Decisión del Comité de Vigilancia.

d) Registro del proveedor en base de datos.

e) Recepción de garantías, tiempos de entrega, etc.

f) Emisión de cheque de anticipo

g) Emisión de cheque de fiiquito.


1) Finanzas.

Nuestra empresa entregará al Comité de Vigilancia el reporte financiero de forma mensual para su revisión y posterior publicación, las cuentas bancarias deben ser mancomunadas entre dos o más miembros del Comité de Vigilancia.


5) Redacción de Actas de Asamblea.

Se realizará en tiempo real durante la Asamblea, de ésta forma se plasmarán en el libro de actas los acuerdos y se firmarán por el Presidente, Secretario, Escrutador y miembros del Comité, al siguiente día transcribimos los acuerdos en electrónico para distribuirlos vía correo y los publicaremos en las áreas comunes para que todos se enteren de lo acordado aunque no hayan asistido.


6) Cero rotaciones de personal.

Plantearemos bonos de asistencia y puntualidad y cumpliremos con las prestaciones de ley, así como capacitación constante y apoyo en cualquier tema que el personal tenga duda, siguiendo nuestra estrategia de reconocerlos como la parte más importante de la operación.


7) Comunicación y resguardo de datos.

Por seguridad y resguardo de los datos personales de los condóminos, firmamos al Comité de Vigilancia un compromiso de confidencialidad para garantizar que su base de datos esté segura, lo anterior será necesario principalmente para comunicaciones masivas vía correo electrónico como lo son las circulares, convocatorias, avisos, etc., además de su publicación impresa en las principales áreas comunes.


8) Capacitación del personal administrativo.

Como administradores profesionales no basta con los años de experiencia, la Ley de Propiedad en Condominio nos indica que debemos certificarnos cada año ante la Prosoc, y adicionalmente invitamos a que el Comité de Vigilancia acuda a los cursos de administración y Comité de Vigilancia que imparte la misma institución.


9) Operación diaria del condominio.

La información recabada y capturada por el Gerente residente o el Gerente de Zona no la procesa en sitio sino lo hacemos de forma remota, por ello no lo distraemos de sus actividades diarias innecesariamente, usamos controles que hemos diseñado y que adaptaremos como un traje a la medida para el Residencial, por ejemplo, el arranque de operaciones del día, éste se documenta en los primeros momentos de inicio de operaciones diarios, y el Gerente nos envía su reporte de arranque de inmediato, de ésta forma él y nosotros sabemos en qué nivel de agua se encuentra la cisterna ese día, la temperatura de la alberca, la asistencia del personal, etc, luego nosotros vía remota la procesamos para que genere estadísticas, ejemplo de la revisión diaria:

10) Certificación de administrador profesional vigente en PROSOC. 

11) Juntas con el Comité de Vigilancia.

Proponemos la implementación de una matriz de seguimiento para no perder de vista los asuntos tratados en juntas anteriores hasta su conclusión definitiva.




Notas importantes:

Al contratar los servicios de la administración Alfiles de Oro S.A. de C.V. se formaliza en contrato de acuerdo a lo establecido en la Ley de Propiedad en Condominio de Inmuebles para el Distrito Federal.

Si requiere factura por los servicios administrativos se agregará el 16% (correspondiente al IVA) a la cantidad de los honorarios acordados y aprobados por la Asamblea, para tal caso, se solicita cédula fiscal.

Estamos a su disposición para proporcionarles cualquier información complementaria.

A. César Rodríguez       Movil  5527559086
M. Antonio Rodríguez    Movil  5536630640

Agradecemos de antemano la oportunidad de servirles.

Les enviamos un cordial saludo.